Ввиду стремительных темпов развития общества каждому успешному человеку необходимо уметь продуктивно использовать свои 24 часа в сутки! Возникает совершенно справедливый вопрос: Как больше успевать за всё те же 24 часа в сутки, и при этом не увеличивать нагрузку?
Первое, что необходимо сделать на пути к управлению своим временем, это найти и предотвратить все факторы, которые мешают нам работать продуктивно!
Основные факторы антипродуктивности
1. Электронная почта
Проверка электронной почты одно из самых излюбленных занятий делового человека, которое, как правило, оборачиваются во многочасовые потери, ведь мы не знаем, что нам прислали. Может это что-то важное, а может какая-то рассылка или реклама. Таким образом открывая одну страничку за другой мы попадаем в этот лабиринт разной и порой не нужной информацией!
Чтобы предотвратить такие временные потери, необходимо строго ограничить себя во времени на проверку электронной почты и посещению разных сайтов! Запланируйте себе на это например 10-20 минут в день, в зависимости от вашего уровня занятости!
Полезно очистить почту и все возможные ленты новостей от всякой ненужной информации и рассылок, и тем самым сэкономить в последствии ещё большое времени! В этом деле вам поможет принцип Парето «20/80», который говорит, что 20 процентов информации содержит 80 процентов ценности, а остальные же 80 процентов информации дают только 20 процентов ценности! Используя этот принцип вы поймёте, что 80% всех писем, рассылок и новостей почти не дают никакого эффекта, за то серьёзно воруют у вас время!
Наблюдайте за собой! Возьмите в привычку использовать программу таймер для подсчёта времени, которое уходит на выполнение каких-то задач и анализируя свои действия пробуйте уменьшить это время до минимума!
2. Мобильный телефон
Мобильный телефон очень плотно укоренился в нашей жизни, но каким бы полезным ни был данный гаджет, он серьёзно может отвлечь вас от важного дела и сбить с рабочего ритма. Внезапный телефонный звонок — это то что мы не можем предугадать, поэтому нужно оградить себя от этого отвлекающего фактора!
Первое, что нужно сделать — это взять за правило ставить беззвучный режим перед началом любого дела, даже если вы очень занятой человек, ведь в мире не так уж много дел которые не смогут обойтись без вашего внимания 2 часа! Этим простым действием вы защитите себя от неконтролируемых звонков, которые в последствии могут превратиться в хаотичный поток дел и задач, и в итоге день проходит, а вы так ничего и не сделали!
Второй важный совет, который сэкономит вам кучу времени, это приучить себя и своих коллег пользоваться голосовыми сообщениями! Данный подход заключается в том, что вы формулируете суть вопроса в виде короткого сообщения в одну минуту, а после получаете суть ответа! При этом вам не приходится тратить время на бесконечное ожидание звонка и лишние разговоры по телефону!
3. Люди
Конечно же самым популярным отвлекающим фактором является окружение! Незапланированные разговоры с коллегами также могут затянуть вас в неконтролируемый капкан потери времени, при этом такие разговоры, как правило, не несут никакой полезной информации! Обычно коллеги отвлекают вас обсуждением каких-то чужих проблемами и поступков, и на эти пустые разговоры может уходить по пол часа вашего драгоценного времени.
Чтобы выйти из подобной ситуации, приучите своих коллег общаться только в свободное от работы время, например в обеденный перерыв, при этом лучше разговаривать на профессиональные темы или обсуждать те вопросы, которые повышают вашу личную эффективность! Если собеседник не настроен говорить на продуктивные темы, то лучше вежливо объяснить ему, что вы не хотите тратить время на бессмысленную болтовню и заняться более полезным делом.
4. Ваши мысли
Мысли пожалуй самые неконтролируемый отвлекающий фактор, который преследует нас повсюду! Часто бывает, что внезапная мысль может затянуть вас в зону неконтролируемой череды событий и перемешать все ваши карты.
Чтобы снизить влияние мыслей на вашу продуктивность, приучите себя носить в кармане блокнот или же установите специальное приложение на телефон, чтобы вы могли быстро зафиксировать мысль в виде пары слов, а уже в специально отведенное время хорошенько её проработать!
Также выделяйте в своём расписании время для планирования, разбора идей и мозгового штурма, чтобы все ваши блуждающие мысли были записаны на бумаге и более не беспокоили вас. Вы также можете структурировать ваши записанные мысли и разбить их на группы для лучшего восприятия! После чего в спокойной обстановке изучить всё, что вы записали и выделить время для их решения.
Факторы эффективной работы
1. Постановка цели
Самым главным этапом по выполнению какой-либо задачи является постановка цели! Начиная выполнять любую задачу даже не очень значительную, например покупка продуктов в магазине, нужно знать определённые этапы выполнения задачи, например: «Что ты хочешь купить? Сколько тебе нужно на это денег? Как добраться до магазина? Сколько на это потребуется времени?». Правильно поставленная цель — это 50% успеха! Поэтому важно представлять, чем вы будете заниматься в отведённое для работы время!
Прежде чем выделить время на выполнения определённой задачи необходимо определиться с целью и составить план, по которому вы планируете решать данную задачу. Если этого не делать, то выделенное вами время может быть использовано крайне не эффективно!
2. Рабочая обстановка
Большое влияние на нашу продуктивность влияет среда в которой мы работаем! Важно создать чистое рабочее место, где ничего вас не будет отвлекать от главного дела. Если это офис, то он должен быть идеально оборудован, а именно: на столе минимум вещей, никаких картинок, сувениров, телефонов и прочих вещей, которые не предназначены для решения текущей задачи! Важно создать естественный комфорт для тела и обеспечить хорошее освещение!
3. Фиксированное время
Продумывать заранее, чем вы будите заниматься и сколько времени вам необходимо для решения данной задачи! Если вы не будите ограничивать себя по времени, то решение задачи может слишком затянуться! Конечно время должно быть рассчитано разумно, без ущерба для качества выполняемой работы!
Если по какой-то бы ни было причине вы не успели в указанный строк выполнить задачу, то запланируйте её выполнение на другое время или на другой день, при этом не пытайтесь сдвигать сегодняшние планы ради того, чтобы доделать эту работу, иначе можете сбить все остальные планы на день!
4. Концентрация на одном деле
В решении любой задачи важна концентрация и полная отдача делу! Представите, что вы выполняете задачу на миллион, и если будите отвлекаться на посторонние мысли то можете его потерять, ведь если на носу дело, которое может принести 1 000 000 $, то вряд ли вы будете обдумывать в этот момент посторонние мысли, например: «Как бы мне вы гулять собаку или Как бы быстро помыть машину?», а если они и появятся вы их тут же прогоните! Верно? =)
Как правильно составить список задач
1. Расставляйте приоритеты
Очень важно при составлении планов, как долгосрочных так и краткосрочных, уметь расставлять приоритеты! Как это делать? Разделить все свои задачи на 3 группы «АBC»!
В группу «A» поместите те важные дела, которые не могут быть отложены или перенесены на другое время, а так же те дела, невыполнение которых может нанести вам серьезный ущерб в любой из сфер жизни, например: своевременная выплата кредита или присутствие на важном совещании!
В группу «B» поместите дела, которые являются важными и требующие обязательного выполнения, но сроки на их выполнение довольно гибкие и не требуют мгновенной реакции, например: техническое обслуживание автомобиля или профилактический контакт с клиентами.
И на конец в группу «С» можно поместить те задачи, которые желательно выполнить, но их выполнение не ограничено по времени и не представляет большого вреда для любой из сфер вашей жизни, например: чтение книги или выезд на природу.
2. Откажитесь от ненужных дел
Ещё одним важным моментом в составлении списка дел, является необходимость отсеивать те дела, выполнение которых вовсе необязательно, например: участие в бессмысленных митингах или ночные прогулки в клуб. По этому поводу появилась новая поговорка: «Не откладывай на завтра, то что можно сделать сегодня и то что можно вообще не делать». =)
Методики эффективного использования времени
1. Принцип «50 20 50»
Суть данного принципа заключается в выделении двухчасового блока времени на выполнение полноценных задач. В первые 50 минут вы полностью концентрируетесь на выполнении конкретной задачи. По истечении 50 минут ставите таймер на 20 минут и в эти 20 минут вы полностью отвлекаетесь от дела и максимально отдыхаете и освобождаете голову. За тем снова заводите таймер на 50 минут и полностью концентрируетесь на работе. Используя данный принцип вы серьёзно повысите свою эффективность и не будите уставать!
2. Планируйте регулярные задачи на одно время
Некоторые регулярные задачи можно запланировать на определённое время в определённый день недели! Например мозговой штурм проводить каждый день в 9:00 или обедать всегда в 14:00 и т.п. Таким образом у вас уже будет сформирована привычка и вы всегда будите знать, что вы будете делать в это время.
3. Не держите все дела в голове
Не стоит держать в голове все дела, тем более если у вас в день довольно много разных планов и событий, гораздо лучше хранить все дела в удобной и доступной форме. Используйте ежедневник или органайзер на телефоне для того чтобы, наглядно видеть список дел на сегодня и гибко его редактировать!
Вывод
В данной статье мы постарались донести эффективные методики, которые способны серьёзно повысить вашу продуктивность, однако каждому кто дочитал мою статью до конца я искренне советую, прежде чем вы начнёте грамотно расходовать своё время, остановитесь и подумайте, на те ли занятия вы его тратите, ведь время назад не вернуть!
Оставить комментарий